Combinar correspondencia

Combinar correspondencia en Word 2007 sin el asistente

Vamos a ver un ejemplo de combinar correspondencia a partir de una carta modelo. En este ejemplo vamos a crear la base de datos sobre la marcha y no vamos a utilizar el asistente de combinar correspondencia, sino las opciones de la ficha correspondencia:

En primer lugar accedemos a la ficha Correspondencia.

En Iniciar combinación de correspondencia seleccionamos Cartas, ya que es el tipo de documento con el que vamos a trabajar en este ejemplo.

Comenzamos escribiendo el texto de la carta modelo

Una vez escrito el texto de la carta hacemos clic en Seleccionar destinatarios, dentro de la ficha Iniciar combinación de correspondencia.

En el menú que se despliega seleccionamos la opción Escribir nueva lista, ya que vamos a crear la base de datos en este momento.

Nota: Si ya l tuviéramos creada la base de datos la seleccionaríamos desde la opción Usar lista existente, para conectar la carta con la base de datos y poder realizar la combinación.

Accedemos de esta manera al menú Nueva lista de direcciones, donde podemos introducir los registros de cada persona a la que vamos a enviar la carta.

Si la lista de direcciones de Word tiene demasiados campos o necesitamos cambiar alguno de ellos pulsamos en Personalizar columnas.

Podemos eliminar cualquier campo que no nos sea necesario, seleccionándolo y pulsando el botón Eliminar. También podemos cambiar al nombre de alguno de los campos desde el botón Cambiar nombre.

En nuestro ejemplo eliminamos los campos Tratamiento, Campo dirección 2, País o Región, Teléfono privado, Teléfono del trabajo y Dirección de correo electrónico. Cambiamos el nombre del campo Provincia o estado por Provincia.
A continuación vamos introduciendo los datos de los destinatarios en la lista:

En nuestro ejemplo hemos escrito los datos de tres destinatarios. Pulsamos Aceptar para finalizar.
A continuación debemos guardar la base de datos que acabamos de crear. Word nos lleva por defecto a la carpeta Mis archivos de origen de datos, pero podemos elegir cualquier otra carpeta para guardarla. Siguiendo nuestro ejemplo, llamamos a la base de datos Agenday pulsamos Guardar.

A partir de este paso lo que tenemos que hacer es insertar los campos de combinación de la base de datos en los lugares del texto donde queremos que aparezcan los datos de los destinatarios. Para ello accedemos a la ficha Escribir e insertar campos y pulsamos sobreInsertar campo combinado.

Situamos el cursor en el lugar del texto donde queremos insertar el campo, en este caso nos situamos tras la palabra estimado para insertar el campo Nombre. Lo seleccionamos y hacemos clic en insertar.

Repetimos la operación con los demás campos de combinación:

Ahora la carta modelo está conectada con la base de datos, ya que hemos insertado los campos de combinación en ella. A continuación pasamos a la pestaña Vista previa de resultados:

Vemos los datos del primer registro de la base de datos en nuestra carta, para que nos hagamos una idea del resultado final:

Para finalizar la combinación accedemos a la ficha Finalizar y combinar.
Editar documentos individuales:

Combinamos Todos los registros y pulsamos Aceptar.

El resultado es un nuevo archivo de Word llamado Cartas1

que contiene las 3 cartas combinadas, una por destinatario.